實施檔案(an)數字化外(wai)包是一個科學管理(li)的過程。加強檔案(an)數字化外(wai)包過程管理(li)，應抓(zhua)好檔案(an)部門的安全管理(li)和(he)外(wai)包公司規范(fan)管理(li)兩個關鍵環(huan)節。
（一）檔(dang)案(an)部門的安(an)全管理
1.成立由(you)主要領導(dao)或(huo)分(fen)管(guan)領導(dao)同志參加的檔(dang)(dang)案數字(zi)(zi)化外(wai)包管(guan)理組(zu)織，明(ming)確檔(dang)(dang)案數字(zi)(zi)化管(guan)理的部(bu)門、人員及其(qi)職責。
2.根據檔案(an)(an)數字(zi)(zi)化總體規劃，確定數字(zi)(zi)化外包檔案(an)(an)的范圍，提(ti)出檔案(an)(an)數字(zi)(zi)化外包安全管理要求和(he)技術(shu)指標。
3.提出檔(dang)案(an)數字化外包招(zhao)標文(wen)件中有關(guan)安全管理(li)的要求(qiu)，協助制定招(zhao)標文(wen)件，審定合同。
4.對(dui)數字化服(fu)務機(ji)構(gou)的相關資質、業績、人員、設備和加工軟件等進行(xing)考察，并了解(jie)是(shi)否存在違約行(xing)為、安(an)全事故等不良記錄。在同等條(tiao)件下，應(ying)優(you)先選用具(ju)有與數字化加工相關涉密資質的數字化服(fu)務機(ji)構(gou)。
建立檔(dang)案數(shu)字(zi)化安全(quan)保(bao)密(mi)制度(du)，與數(shu)字(zi)化服務機構簽(qian)訂安全(quan)保(bao)密(mi)協議，并對檔(dang)案數(shu)字(zi)化加(jia)工人員進(jin)行安全(quan)保(bao)密(mi)教育。
5.制(zhi)定檔案實體交(jiao)接(jie)、數字化加工過程(cheng)管理(li)(li)、數字化成果驗收與交(jiao)接(jie)、存(cun)儲介質管理(li)(li)、檔案實體保護等操作規(gui)程(cheng)或規(gui)章制(zhi)度(du)。

6.建立檔案數字(zi)化外(wai)(wai)包項(xiang)目(mu)管理(li)檔案，記錄檔案部門和數字(zi)化服務機構實施檔案數字(zi)化外(wai)(wai)包項(xiang)目(mu)的全過程。
7.建立監管機(ji)制(zhi)，對數(shu)字(zi)化服(fu)務機(ji)構的保(bao)密、安全(quan)措施落實(shi)情況(kuang)進行(xing)監督、檢查(cha)，防(fang)止檔(dang)(dang)案實(shi)體受(shou)損、丟(diu)失，杜絕數(shu)字(zi)化服(fu)務機(ji)構擅自復制(zhi)、留存、使(shi)用檔(dang)(dang)案信息(xi)的行(xing)為。
（二）加強對外包(bao)(bao)公(gong)司(si)的(de)(de)規(gui)范管理(li)。所(suo)謂對外包(bao)(bao)公(gong)司(si)業務(wu)行為的(de)(de)規(gui)范管理(li)，是指(zhi)檔(dang)(dang)案(an)館通過一系列措施和辦法，促使外包(bao)(bao)公(gong)司(si)人員(yuan)以積極、主動的(de)(de)態(tai)度支持與配合檔(dang)(dang)案(an)數字化過程(cheng)中的(de)(de)具體活動。
 加強(qiang)外(wai)包工作的控制(zhi)和監督。開展數字(zi)化外(wai)包合作之前，應明確外(wai)包公司工作職責和任務，用合同和制(zhi)度進行約束。簽訂(ding)保密(mi)協議(yi)，加強(qiang)檔案安全教育。福(fu)建(jian)檔(dang)案館要(yao)求(qiu)外包公司遵循的規章制度(du)和(he)規范準(zhun)則，應(ying)在檔(dang)案數字化加工場所張貼(tie)上墻(qiang)，或設置公告牌、LED顯示屏滾動顯示，要(yao)求(qiu)外包人員(yuan)(yuan)認識到(dao)并時(shi)刻遵守。對于違犯的人員(yuan)(yuan)，檔(dang)案館應(ying)責令外包公司及(ji)時(shi)整(zheng)改(gai)教育。