隨著信息技術的飛速發展和辦公自動化的普及,電子檔案逐漸成為單位檔案管理的重要形式,而做好傳統檔案向檔案電子化的過渡,完善電子檔案的管理,也已成為了當前檔案管理工作的重要內容。

首先來介紹一下什么是檔案電子化，主要有一下三種形式：
1.存儲介質的電子化

傳統文書檔(dang)(dang)案(包括公文、資料、圖表、照片、錄音、錄像(xiang)等(deng)),基本上以紙張、照片、磁帶(dai)、光盤等(deng)形式存儲(chu)。占(zhan)用(yong)(yong)空間較大(da),且易受(shou)到(dao)外界(jie)環境改變(bian)而損(sun)壞或失(shi)效,導致檔(dang)(dang)案信(xin)息(xi)丟失(shi)。如(ru)果實施了檔(dang)(dang)案管理電(dian)子化(hua),所有的(de)檔(dang)(dang)案信(xin)息(xi)以編譯過的(de)代碼存儲(chu)在(zai)服務器上,只占(zhan)用(yong)(yong)一臺服務器的(de)空間且數據可以隨時備份和轉移,基本不(bu)會損(sun)壞和丟失(shi)。

2.存儲方式的電子化

即在(zai)服(fu)務器(qi)上搭建一個虛擬的(de)“檔(dang)案室”。例如(ru)基本的(de)FTP文(wen)件管理系(xi)統,就實現簡(jian)單的(de)電(dian)子文(wen)件分類歸檔(dang)。而完整(zheng)的(de)檔(dang)案管理電(dian)子化系(xi)統,則(ze)要求(qiu)按照檔(dang)案信息的(de)類別和各自不同的(de)屬(shu)性,以對應(ying)的(de)規則(ze)上傳(chuan)到服(fu)務器(qi)中。

3.檢索方式的電子化

要求(qiu)相關人員有了(le)查閱(yue)檔(dang)案的(de)需求(qiu)之后,能(neng)夠通過(guo)檔(dang)案管理(li)系統(tong)自主連接(jie)服(fu)務(wu)器,方便快(kuai)捷地檢索到對應的(de)電(dian)子文(wen)件,然后瀏覽、下(xia)載、打印或傳輸,從(cong)而完成(cheng)對所需檔(dang)案信(xin)息的(de)請求(qiu)。  

“上面千條線，下面一根針”是紛繁復雜的基層工作的寫照，“表”哥、“表”叔的戲稱更反映了基層人員填報各種表格的無奈。基層衛生人員承擔基本醫療、基本公共衛生服務、家庭醫生簽約服務、健康脫貧等工作，這些工作既相互獨立又有密切聯系，只有統籌好才能事半功倍。推行居民健康檔案電子化，同步取消紙質健康檔案，被認為是切實為基層衛生人員減負的一劑良方。

對此，基層衛生人員無不拍手稱快——終于要從浩瀚的紙質檔案中解放出來了。紙質健康檔案消耗了大量人力物力，利用率不高。如果不向居民開放，缺少社會監督，一些數據還存在失真現象。但是，取消紙質檔案并不意味著原來的檔案不管做得好壞、真假，都可以一筆勾銷了；也不能認為居民健康檔案電子化，工作就一定變得簡單了。

要穩妥走好居民健康檔案電子化這一步，首先要妥善保管原有紙質健康檔案，以備查閱；其次，信息系統的完善是取消紙質檔案的先決條件，要做好居民電子健康檔案備份，確保數據安全；后面，居民健康檔案電子化后還要向社會開放，各基層醫療衛生機構要開展居民健康檔案“回頭看”，確保各項數據真實有效。

為基層衛生人員減負，僅靠取消紙質檔案是遠遠不夠的。衛生計生行政部門應將基本公共衛生服務、家庭醫生簽約服務、健康扶貧等工作統籌考慮，科學設計服務內容、表格等，不再出現隨訪一次，居民健康檔案要寫上、家庭醫生簽約服務手冊要填好、健康扶貧工作日志要記全、健康扶貧手冊要完善……之后還要補錄各種電子系統數據的現象。要做好信息化建設的頂層設計，實現隨訪一次，至多只填寫一次紙質記錄的目標。業務考核應以電子信息系統數據為主，考核服務成效，轉變基層工作指揮導向。

要從根本上解決問題，衛生計生行政部門要深入基層，傾聽基層心聲，才能制定出接地氣的政策。為基層減輕不必要的工作負擔的同時，還要切實提高基層工作人員的福利待遇，這樣，才能讓基層引得進人、留得住人，基層衛生工作才能進入良性循環。